Datenschutzerklärung einfach erklärt
Die Datenschutzerklärung ist der Text auf Ihrer Webseite, der beschreibt, welche Daten dort von Besuchern anfallen, wozu Sie sie brauchen, wie lange sie bleiben und wer sie außer Ihnen noch sieht. Sie muss von jeder einzelnen Seite mit einem Klick erreichbar sein. Und sie muss beschreiben, was Ihre Seite tatsächlich tut, nicht was in einer Vorlage stand.
Wir formulieren keine Rechtstexte. Diese Seite erklärt, wozu dieser Text da ist und woran Sie merken, dass er nicht zu Ihrem Betrieb passt. Ob der fertige Wortlaut genügt, beurteilt eine Kanzlei für IT-Recht oder eine Datenschutzberatung. Von uns kommt die technische Bestandsaufnahme, auf der ein solcher Text aufbaut.
Was das genau bedeutet
In einer Metzgerei mit Mittagstisch hängt an der Theke die Liste der Zutaten und Allergene. Sie ist nur dann etwas wert, wenn sie das beschreibt, was hinten in der Küche tatsächlich in den Topf kommt. Eine Liste, die einfach aus einem Kochbuch abgeschrieben wurde, ist schlimmer als keine: Sie sieht ordentlich aus und stimmt trotzdem nicht. Genau diese Rolle spielt die Datenschutzerklärung für Ihre Webseite.
Hinein gehört, welche Angaben Sie erheben, aus welchem Anlass, wie lange Sie sie behalten und an wen sie weitergehen. Dazu die Rechte jeder Person: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschwerde. Und eine Stelle in Ihrem Betrieb, die darauf tatsächlich antwortet.
Ein Missverständnis hält sich hartnäckig: Der Text erlaubt nichts. Er beschreibt. Wenn darin steht, dass Sie Besucherdaten an einen Werbedienst weitergeben, wird das dadurch nicht zulässig. Umgekehrt wird eine Verarbeitung nicht unzulässig, weil sie fehlt. Sie ist dann nur nicht angekündigt, und genau das fällt auf.
Warum das für Ihr Unternehmen zählt
Von allen Datenschutzunterlagen ist diese die einzige, die jeder Mensch jederzeit lesen kann, ohne Sie zu fragen. Ein Wettbewerber, ein verärgerter Kunde oder eine Aufsichtsbehörde braucht dafür zwei Klicks. Was in Ihrem Schrank liegt, sieht niemand. Was hier steht, sehen alle.
Der zweite Grund ist der Moment kurz vor dem Absenden. Wer ein Formular mit Name, Telefonnummer und Beschwerde ausfüllt, zögert. Ein Text, der in normalen Sätzen sagt, wohin diese Angaben gehen und wann sie gelöscht werden, nimmt dieses Zögern. Ein zwölfseitiges Ungetüm voller Paragrafen tut es nicht.
Und drittens fällt beim Schreiben Arbeit ab, die Sie ohnehin machen müssten. Wer diesen Text ernsthaft aktualisiert, geht dabei durch jeden Dienst, der auf der Seite läuft, und weiß hinterher, was die eigene Webseite alles anstellt.
So gehen Sie vor
- Lesen Sie Ihre jetzige Fassung einmal von oben bis unten. Markieren Sie jeden Anbieter, der namentlich vorkommt. Bei vielen Betrieben stehen dort Werkzeuge, die nie eingesetzt wurden, weil der Text von einer anderen Seite stammt.
- Gehen Sie Ihre Webseite Klick für Klick durch. Kontaktformular, Rückrufbitte, Terminbuchung, Kartenausschnitt, eingebettetes Video, Bewertungsanzeige, Newsletter-Feld, Chatfenster. Jedes dieser Elemente erzeugt Daten und braucht deshalb einen Absatz.
- Streichen Sie alles, was Sie nicht benutzen. Ein kürzerer Text, der stimmt, ist besser als ein langer, der vorsichtshalber alles aufzählt. Überflüssige Absätze wecken die Frage, was hier sonst noch nicht stimmt.
- Nennen Sie eine Stelle, die wirklich erreichbar ist. Eine Adresse, die jemand liest, und ein Name, der im Urlaub vertreten wird. Anfragen von Betroffenen haben Fristen, und die laufen auch dann, wenn das Postfach niemand öffnet.
- Koppeln Sie den Text an Änderungen an der Seite. Halten Sie fest, wer Bescheid gibt, wenn etwas Neues eingebaut wird, etwa ein Buchungswerkzeug. Diese Absprache mit Ihrer Webseitenbetreuung ist wichtiger als jeder Jahrestermin im Kalender.
Typische Fehler
Vier Fragen, die uns zu diesem Text regelmäßig gestellt werden.
Ich habe einen Generator benutzt, reicht das?
Ein Generator kann nur ausgeben, was Sie ihm angekreuzt haben. Er sieht Ihre Webseite nicht. Was Sie beim Ausfüllen vergessen, fehlt anschließend im Text, und was Sie sicherheitshalber mit ankreuzen, steht darin, obwohl es Sie nichts angeht. Als Gerüst ist so ein Werkzeug brauchbar, als fertiges Ergebnis nicht.
Wir haben gar kein Formular, brauchen wir trotzdem eine?
Ja. Schon beim reinen Aufrufen einer Seite überträgt der Browser die Adresse des Geräts an den Server, und der schreibt sie in seine Protokolldateien. Das ist eine Verarbeitung. Eine Seite ganz ohne Formular kommt allerdings mit einem sehr kurzen Text aus.
Genügt es, wenn der Link im Impressum steht?
Nein. Verlangt wird ein eigener, als solcher erkennbarer Link, der von jeder Unterseite aus mit einem Klick zum Ziel führt. Üblich ist der Fußbereich, weil er auf allen Seiten gleich ist. Ein Link, den man erst im Impressum sucht, ist einer zu viel.
Darf ich einfach die Erklärung eines größeren Betriebs übernehmen?
Davon raten wir ab, aus zwei Richtungen. Sie beschreiben damit fremde Abläufe, und Sie übernehmen einen fremden Text, an dem Rechte bestehen können. Der Aufbau darf Ihnen als Muster dienen, die Inhalte müssen aus Ihrem Betrieb kommen.
Verwandte Begriffe
Wie wir damit umgehen
Unser Ziel bei diesem Text ist, dass er kurz bleiben darf. Jeder fremde Dienst, den eine Seite nicht braucht, spart einen Absatz und eine Unsicherheit. Deshalb ist der Weg zur Werkstatt bei uns ein Bild mit Link statt einer eingebetteten Karte. Was danach übrig bleibt, bekommen Sie als knappe Aufstellung: Dienst, Anbieter, Zweck. Damit kann Ihre Beratung arbeiten, ohne den Quelltext lesen zu müssen.
Passt Ihre Erklärung zu Ihrer Seite?
Die Checkliste geht Ihre Webseite Punkt für Punkt durch und zeigt, was überhaupt in diesen Text gehört. Der Sichtbarkeits-Check prüft daneben Technik und Inhalte Ihrer Seite. Rechtstexte bewertet er nicht.