Löschkonzept
Ein Löschkonzept ist eine schriftliche Regel, wie lange Ihr Betrieb welche Daten behält und wann sie verschwinden. Zu jeder Art von Daten gehört darin eine Frist und eine zuständige Person. Rechnungen bleiben aus steuerlichen Gründen jahrelang, eine abgelehnte Bewerbung dagegen nur wenige Monate.
Fristen nennen wir hier keine. Welche Aufbewahrungszeit für Ihre Unterlagen konkret gilt, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung, bei den übrigen Daten eine Datenschutzberatung. Wir beschreiben nur, wie so ein Konzept gebaut ist, und stellen die Technik so ein, dass sie sich daran halten kann.
Was das genau bedeutet
In einer Bäckerei trägt jede Ware ein Datum. Niemand diskutiert morgens um halb sechs, ob die Sahnetorte von vorgestern noch in die Auslage darf. Die Regel steht vorher fest, sie hängt schriftlich im Betrieb, und eine bestimmte Person wendet sie an. Ein Löschkonzept ist dasselbe, nur für Daten: eine Liste, was Sie haben, wie lange es bleiben darf, wer aussortiert.
Der Unterschied ist bloß, dass Daten nicht sichtbar verderben. Ein Ordner mit Bewerbungen aus dem Frühjahr sieht nach fünf Jahren aus wie am ersten Tag, und die alte Kundendatei riecht nicht. Deshalb braucht es das Datum von außen. Ohne aufgeschriebene Frist bleibt einfach alles liegen, denn es gibt nie einen Anlass, etwas wegzuwerfen.
In der Liste steht zu jeder Zeile das Gleiche: um welche Daten es geht, wo sie liegen, wie lange sie bleiben, warum diese Frist gilt und wer sie umsetzt. Das Verarbeitungsverzeichnis ist die passende Vorarbeit dazu, denn dort steht bereits, welche Daten überhaupt zusammenkommen.
Warum das für Ihr Unternehmen zählt
Der erste Grund ist der einfachste: Was Sie nicht mehr besitzen, kann Ihnen niemand entwenden. Wird ein Postfach geknackt oder ein Rechner gestohlen, betrifft das nur den Bestand, der zu diesem Zeitpunkt noch da ist. Jedes Jahr Ballast weniger verkleinert den Schaden im Ernstfall.
Der zweite Grund zeigt sich, wenn jemand von Ihnen Auskunft verlangt. Sie müssen dann sagen können, was Sie über diese Person gespeichert haben, und zwar überall: im Mailpostfach, in der Kundenliste, im Terminkalender, auf dem Diensthandy. Ein aufgeräumter Bestand macht aus einer Suche über Tage eine Antwort an einem Nachmittag.
Der dritte Grund ist schlicht kaufmännisch. Doppelte Einträge, Adressen von Betrieben, die es nicht mehr gibt, Werbepost an Verstorbene: Wer aussortiert, spart sich peinliche Momente.
So gehen Sie vor
- Notieren Sie die Orte, nicht die Absichten. Aktenschrank, Mailpostfach, Kasse, Buchhaltungsprogramm, Terminkalender, Diensthandy, Cloudspeicher, der USB-Stick in der Schublade. Gehen Sie dafür einmal körperlich durch den Betrieb, das findet mehr als jedes Nachdenken am Schreibtisch.
- Geben Sie jeder Zeile eine Frist und einen Grund. Bei allem, was mit Rechnungen, Verträgen und Buchhaltung zu tun hat, fragen Sie Ihre Steuerberatung. Bei Bewerbungen, Anfragen und Werbeadressen richtet sich die Frist danach, wie lange Sie sie sachlich noch brauchen.
- Setzen Sie einen festen Termin und einen Namen dahinter. Ein Vormittag im Januar, immer dieselbe Person, ein Haken auf der Liste. Löschen, das jemand nebenbei erledigen soll, wenn gerade Luft ist, findet nie statt.
- Denken Sie an die Kopien. Papierkorb, gesendete Nachrichten, eine alte Tabelle auf dem Bürorechner, das ausgetauschte Handy. Wie mit den Sicherungskopien zu verfahren ist, klären Sie mit der Person, die Ihre EDV betreut, denn dort wird nach festem Rhythmus überschrieben statt gezielt gelöscht.
- Bringen Sie alles auf ein Blatt. Eine Tabelle mit fünf Spalten genügt vollkommen. Legen Sie sie zu Ihren Datenschutzunterlagen. Wenn eine Behörde fragt, ist genau dieses Blatt die Antwort.
Typische Fehler
Vier Fragen, die beim Aufräumen regelmäßig aufkommen.
Reicht es, wenn ich die Datei in den Papierkorb ziehe?
Nein. Der Papierkorb ist ein Zwischenlager, kein Löschen. Dasselbe gilt für den Ordner mit gesendeten Nachrichten, für die Kopie im Cloudspeicher und für Ausdrucke, die im Altpapier landen statt im Aktenvernichter. Löschen heißt: an allen Stellen weg.
Muss ich nicht sowieso alles zehn Jahre aufheben?
Das ist die häufigste Verwechslung. Die langen Fristen kommen aus dem Steuer- und Handelsrecht und meinen Belege, mit denen sich Ihr Geschäft nachrechnen lässt. Eine Absage an eine Bewerberin, ein abgesagter Termin oder die Notiz zu einer Anfrage aus 2019 lassen sich nicht nachrechnen und gehören deshalb nicht dazu.
Darf ich Kundendaten löschen, solange noch Gewährleistung läuft?
Solange ein Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, haben Sie einen Grund, die Daten zu behalten. Die Frist beginnt erst danach zu laufen. Genau deshalb gehört in Ihre Liste nicht nur eine Zahl, sondern auch der Startpunkt: ab Rechnungsdatum, ab Ende der Gewährleistung, ab Absage.
Kontrolliert das überhaupt jemand?
Vorab in aller Regel nicht. Auffällig wird es erst, wenn sich jemand beschwert, Auskunft verlangt oder Daten abhandenkommen. Dann wird gefragt, nach welcher Regel Sie gelöscht haben. Wer dann nur sagen kann, dass man sich das immer so vornimmt, steht schlecht da.
Verwandte Begriffe
Wie wir damit umgehen
Wir kümmern uns um die eine Ecke, die uns wirklich gehört: das Kontaktformular. Viele Formulare schicken eine Nachricht nicht nur an Ihr Postfach, sondern legen sie zusätzlich in einer Datenbank ab, oft jahrelang, ohne dass es im Betrieb jemand weiß. Wir richten Formulare so ein, dass sie nur versenden, oder dass der Bestand nach einer festgelegten Zeit von selbst verschwindet. Welche Zeit eingestellt ist, sagen wir Ihnen schriftlich, damit die Zeile in Ihrer Liste stimmt.
Wie lange liegen Ihre Formularnachrichten schon?
Die Checkliste geht Ihre Webseite Punkt für Punkt durch und zeigt, wo überall Daten anfallen. Der Sichtbarkeits-Check daneben prüft Technik und Inhalte Ihrer Seite. Aufbewahrungsfristen prüft er nicht.