Worum es geht

Eine E-Mail-Adresse mit Ihrem eigenen Namen wirkt professioneller als eine bei einem Freemail-Anbieter, und sie gehört zu Ihrem Betrieb, nicht zu einem fremden Konto. Bei Mittwald liegt sie in einem Postfach, das Sie auf zwei Wegen erreichen: im Browser über das Webmail oder eingebunden in Ihr E-Mail-Programm.

Nach dieser Anleitung nutzen Sie Ihr Postfach im Browser, haben es auf mindestens einem Gerät eingerichtet, verstehen den Unterschied zwischen IMAP und POP3 und können Weiterleitung, Abwesenheitsnotiz und Spam-Ordner selbst bedienen.

Was Sie vorher brauchen

Ohne diese Dinge stehen Sie mitten in der Einrichtung still. Legen Sie sie vorher bereit.

• Ihre vollständige E-Mail-Adresse. Also nicht nur der Teil vor dem At-Zeichen, sondern die ganze Adresse. Sie ist beim Anmelden fast immer auch der Benutzername.
• Das Passwort dieses Postfachs. Das ist ein anderes als das Ihres Mittwald-Kontos. Vergeben und ändern können Sie es im mStudio, wir kennen es nicht.
• Die aktuellen Serverdaten, falls Ihr Programm sie nicht selbst findet. Woher Sie die bekommen, steht in Schritt 4.
• Das Gerät, auf dem die Mails ankommen sollen. Rechner, Handy oder beides. Mit IMAP können Sie später jederzeit weitere Geräte hinzunehmen.
• Etwa 25 Minuten. Das Webmail läuft in fünf Minuten, die Einrichtung im Programm dauert länger, besonders beim ersten Mal.
• Noch gar kein Postfach? Dann legen wir Ihnen eines an. Eine kurze Nachricht über Nachrichten genügt, das ist Teil der Betreuung.

Die Schritte

Haken Sie ab, was erledigt ist. Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert, Sie können also jederzeit aufhören und später weitermachen.

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   Das Webmail öffnen und anmelden

   Rufen Sie webmail.mittwald.de auf. Melden Sie sich mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und dem Passwort dieses Postfachs an.

   Verwechseln Sie das nicht mit dem mStudio: Dort melden Sie sich mit Ihrem Mittwald-Konto an, hier mit der E-Mail-Adresse selbst. Zwei verschiedene Türen, zwei verschiedene Schlüssel.

   Der schnellste Test überhaupt

   Wenn die Anmeldung im Webmail klappt, sind Adresse und Passwort richtig. Streikt später Ihr Mail-Programm, wissen Sie damit sofort: Das Postfach ist in Ordnung, der Fehler steckt in den Einstellungen des Programms.

   Erledigt
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   Sich im Webmail zurechtfinden

   Schreiben Sie zur Übung eine Mail an sich selbst. Sehen Sie sich dabei an, wo der Posteingang, die gesendeten Nachrichten, der Papierkorb und der Spam-Ordner stehen und wo die Suche liegt.

   Das Webmail ist Ihr Notausgang. Es funktioniert an jedem Rechner mit Internet, ohne dass irgendetwas eingerichtet werden muss. Für unterwegs, für den Urlaub und für den Tag, an dem das Mail-Programm klemmt.

   Erledigt
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   IMAP oder POP3 entscheiden

   IMAP lässt Ihre E-Mails auf dem Server liegen und zeigt sie auf jedem Gerät gleich an. POP3 holt die E-Mails auf ein Gerät herunter und löscht sie üblicherweise vom Server.

   Deshalb ist IMAP fast immer die richtige Wahl: Was Sie am Rechner löschen oder in einen Ordner schieben, sieht auf dem Handy genauso aus, und Ihre Post ist bei einem Geräteschaden nicht weg. POP3 ergibt nur noch in Sonderfällen Sinn, etwa wenn ein einziger alter Rechner alles abholen und der Server leer bleiben soll.

   Nicht mittendrin wechseln

   Wenn ein Gerät schon Jahre per POP3 abholt, liegt Ihre Post nur dort. Stellen Sie in dem Fall nicht einfach um, sondern schreiben Sie uns vorher. Sonst riskieren Sie, dass alte Mails verschwinden.

   Erledigt
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   Die Serverdaten besorgen

   Viele Programme finden die richtigen Einstellungen von allein, sobald Sie Adresse und Passwort eingeben. Klappt das nicht, fragt das Programm nach Posteingangsserver, Postausgangsserver, Ports und Verschlüsselung.

   Diese Werte schreiben wir hier bewusst nicht aus dem Gedächtnis hin. Sie hängen an Ihrem Projekt und ändern sich. Sie finden die gültigen Angaben beim Postfach im mStudio und in der unten verlinkten Hilfe von Mittwald. Und wenn Sie keine Lust auf die Suche haben: Schreiben Sie uns über Nachrichten, dann suchen wir sie heraus und schicken sie Ihnen.

   Erledigt
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   Das Konto im Mail-Programm anlegen

   Der Weg ist überall derselbe: In den Einstellungen Ihres Programms den Bereich für Konten öffnen und ein neues Konto hinzufügen. In Outlook, in Apple Mail, in Thunderbird und in der Mail-App Ihres Handys heißt das jeweils etwas anders, gemeint ist immer dasselbe.

   Wählen Sie als Kontotyp IMAP, tragen Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse als Benutzernamen ein und danach das Passwort des Postfachs. Wenn das Programm nach dem Anbieter fragt, ist die Antwort nicht Outlook oder Google, sondern ein anderes Konto beziehungsweise die manuelle Einrichtung.

   Anzeigename nicht vergessen

   Der Anzeigename ist das, was Ihre Empfänger im Posteingang sehen. Schreiben Sie dort Ihren Betriebsnamen und Ihren Namen hin, nicht Handy oder iPhone von jemandem. Das ist eine Kleinigkeit mit erstaunlich großer Wirkung.

   Erledigt
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   Auf verschlüsselte Verbindung achten

   Beim Posteingang und beim Postausgang muss die Verbindung verschlüsselt sein. In den Einstellungen heißt das je nach Programm SSL, TLS oder SSL/TLS. Eine Einstellung ohne Verschlüsselung wählen Sie bitte nie.

   Achten Sie außerdem darauf, dass beim Postausgang die Anmeldung eingeschaltet ist. Fehlt sie, kommen E-Mails zwar an, aber Sie können keine verschicken. Das ist mit Abstand der häufigste Einrichtungsfehler.

   Erledigt
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   Beide Richtungen testen

   Schicken Sie eine Mail an sich selbst und lassen Sie sich eine von außen schicken, zum Beispiel von Ihrer privaten Adresse. Kommt beides an, ist die Einrichtung fertig.

   Klappt nur eine Richtung, wissen Sie schon, wo Sie suchen müssen: Fehlender Empfang deutet auf den Posteingang, fehlender Versand fast immer auf den Postausgang und die Anmeldung dort.

   Erledigt
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   Eine Weiterleitung einrichten

   Eine Weiterleitung schickt eingehende E-Mails automatisch an eine zweite Adresse. Praktisch, wenn info@ bei Ihnen und bei einer Kollegin ankommen soll oder wenn Sie eine selten genutzte Adresse mitlesen wollen.

   Weiterleitungen richten Sie im mStudio beim jeweiligen Postfach ein. Suchen Sie dort den Bereich für E-Mail beziehungsweise das Postfach und darin die Einstellung für Weiterleitung. Entscheiden Sie dabei bewusst, ob eine Kopie im ursprünglichen Postfach liegen bleiben soll.

   Keine Weiterleitung im Kreis

   Leiten Sie niemals A an B und gleichzeitig B an A weiter. Solche Schleifen erzeugen in kurzer Zeit tausende Mails und legen beide Postfächer lahm. Wenn Sie unsicher sind, richten wir die Weiterleitung für Sie ein.

   Erledigt
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   Die Abwesenheitsnotiz vorbereiten

   Die automatische Antwort für Urlaub oder Betriebsferien stellen Sie ebenfalls beim Postfach ein, im mStudio oder im Webmail. Suchen Sie dort nach Abwesenheit, Urlaub oder automatischer Antwort.

   Setzen Sie immer einen Zeitraum mit Anfang und Ende, sonst antwortet das Postfach noch im Herbst mit Ihrer Sommernachricht. Schreiben Sie kurz hinein, bis wann Sie weg sind, wann Sie sich melden und wer im Notfall erreichbar ist.

   Nicht zu viel verraten

   Die Abwesenheitsnotiz geht an jeden, der schreibt, auch an Fremde. Die private Handynummer und der Hinweis, dass der Betrieb drei Wochen leer steht, gehören dort nicht hinein.

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    Spam in beide Richtungen im Blick behalten

    Werfen Sie ein- bis zweimal pro Woche einen Blick in den Spam-Ordner. Kein Filter arbeitet fehlerfrei, und ausgerechnet die Anfrage eines neuen Kunden landet gern dort. Was fälschlich einsortiert wurde, verschieben Sie zurück in den Posteingang.

    Auch die andere Richtung zählt: Wenn Ihre eigenen E-Mails bei Empfängern im Spam landen, liegt das meist an technischen Einträgen in Ihrer Domain, mit denen Ihre Mails als echt ausgewiesen werden. Diese Einträge prüfen und setzen wir für Sie, schreiben Sie uns einfach.

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    Das Postfach schlank halten

    Jedes Postfach hat eine Größe, und es zählt auf den Speicherplatz Ihres Projekts ein. Voll wird es fast immer durch Anhänge, durch einen nie geleerten Papierkorb und durch einen Spam-Ordner, der seit Jahren mitwächst.

    Leeren Sie darum regelmäßig Papierkorb und Spam-Ordner und legen Sie große Anhänge, die Sie behalten wollen, besser in Dateien ab. Ein volles Postfach nimmt keine E-Mails mehr an, und der Absender bekommt eine Fehlermeldung statt einer Antwort.

    Erledigt

IMAP und POP3 auf einen Blick

Falls Sie sich das später noch einmal in Ruhe ansehen wollen.

Woran Sie merken, dass es geklappt hat

Wenn Sie diese sechs Punkte abhaken können, ist Ihr Postfach einsatzbereit.

• Sie kommen im Webmail an Ihre E-Mails und wissen, dass das auch von fremden Rechnern aus geht.
• Auf mindestens einem Gerät ist das Konto eingerichtet, und zwar mit IMAP.
• Eine Testmail an sich selbst kommt an, und eine von außen ebenfalls.
• Der Anzeigename beim Versand ist Ihr Betrieb und nicht der Gerätename.
• Sie wissen, wo Sie Weiterleitung und Abwesenheitsnotiz einstellen.
• Sie haben einmal in den Spam-Ordner geschaut und nichts Wichtiges darin gefunden.

Typische Stolpersteine

Fünf Situationen, die uns fast jede Woche begegnen.

Offizielle Hilfe von Mittwald

Die gültigen Serverdaten und der aktuelle Weg durch die Oberfläche stehen dort, nicht hier.

Wenn Sie nicht weiterkommen

E-Mail-Einrichtung ist der Punkt, an dem selbst geduldige Menschen die Lust verlieren. Sie müssen das nicht allein durchstehen, und es ist auch keine Schwäche, hier abzugeben.

Verwandte Anleitungen

Das passt zu dem, was Sie gerade gelernt haben.