Einwilligung einfach erklärt
Eine Einwilligung ist das ausdrückliche Ja einer Person zu einem genau benannten Zweck. Sie muss vorher gegeben werden, aus freien Stücken, und die Person muss verstanden haben, worum es geht. Nachträglich lässt sie sich jederzeit zurückziehen, und Sie müssen belegen können, dass es sie überhaupt gab.
Rechtsberatung dürfen und wollen wir nicht leisten. Ob Sie in einer bestimmten Situation eine Zustimmung einholen müssen oder ob Ihre Verarbeitung auf einer anderen Grundlage ruht, klärt eine Kanzlei für IT-Recht oder Ihre Datenschutzberatung. Unsere Aufgabe ist, dass die Technik danach genau das tut, was Sie vereinbart haben.
Was das genau bedeutet
In einem Friseursalon entsteht nach dem Schnitt ein Foto der neuen Frisur, das die Chefin gern auf der Salonseite in einem sozialen Netzwerk zeigen würde. Es gibt zwei Wege dorthin. Der eine: Sie fragt, sagt dazu, wo das Bild erscheint, und macht deutlich, dass ein Nein nichts kostet. Der andere: Am Eingang klebt ein Zettel, wonach jeder mit dem Betreten des Salons Fotos zustimmt. Nur der erste Weg ist eine Einwilligung. Der zweite ist ein Zettel.
Vier Dinge machen den Unterschied. Freiwillig heißt, dass ein Nein folgenlos bleibt. Informiert heißt, dass der Zweck benannt ist, nicht „für Marketingzwecke". Eindeutig heißt, dass jemand etwas tut: ein leeres Kästchen anhaken oder ausdrücklich zustimmen. Schweigen und ein bereits gesetzter Haken zählen nicht. Widerruflich heißt, dass der Rückweg so einfach sein muss wie der Hinweg.
Dazu kommt die Beweisseite. Nicht die Betroffenen müssen zeigen, dass sie nie zugestimmt haben. Sie müssen zeigen, dass sie es getan haben. Beim Foto reicht eine Zeile in der Kundenkartei. Bei einem Formular gehört der zugestimmte Wortlaut mit in die Speicherung, sonst bleibt später nur ein Häkchen ohne Text dahinter.
Warum das für Ihr Unternehmen zählt
Ohne wirksames Ja ist die Handlung nicht erlaubt, so gut sie auch gemeint war. Das gilt für die Werbemail an die alte Kundenliste ebenso wie für das Zählwerkzeug, das schon beim Aufruf der Seite mitläuft, und für das Bild der Kundin im Netz.
Genauso wichtig ist die andere Richtung: Vieles im Betrieb braucht gar keine Einwilligung. Einen Termin dürfen Sie notieren, eine Rechnung schreiben und aufbewahren, eine Anfrage beantworten. Dafür gibt es andere Grundlagen, nämlich den Vertrag und gesetzliche Pflichten.
Wer trotzdem alles über Zustimmung regelt, baut sich eine Falle. Sie lässt sich jederzeit widerrufen, und ist sie die einzige Grundlage, müssen Sie sofort aufhören, auch mitten im Auftrag. Die erste Frage lautet deshalb nie „wie hole ich das Ja ein", sondern „brauche ich es hier überhaupt".
So gehen Sie vor
- Sortieren Sie Ihre Vorgänge in zwei Stapel. In den einen kommt, was zur Erledigung des Auftrags gehört. In den anderen alles Zusätzliche: Werbung, Fotos, Bewertungen erbitten, Messwerkzeuge. Nur der zweite Stapel braucht eine Zustimmung.
- Stellen Sie pro Zweck eine eigene Frage. Ein Kästchen für den Newsletter, ein zweites für Fotos. Ein Sammelhaken über alles gilt nicht. Formulieren Sie in Sätzen, die man am Empfang vorlesen kann.
- Speichern Sie den Wortlaut mit. Datum, gewählter Weg und der Text, der in diesem Moment auf dem Bildschirm stand. Bei Formularen ist das eine Einstellung, um die Sie Ihre Webseitenbetreuung bitten. Sie ist schnell gemacht und im Ernstfall das Einzige, was zählt.
- Bauen Sie den Rückweg mit ein. Ein Abmeldelink in jeder Werbemail, ein sichtbarer Punkt zum Ändern der Cookie-Auswahl, in der Kartei ein Feld für den Widerruf. Wer einen Rückzug nur mündlich notiert, verliert ihn.
- Fragen Sie neu, wenn sich der Zweck ändert. Eine Zustimmung für den monatlichen Newsletter deckt keine Werbepost eines Partnerbetriebs. Neuer Zweck bedeutet neue Frage.
Typische Fehler
Vier Punkte, an denen eine scheinbar erteilte Zustimmung im Ernstfall zerfällt.
Darf das Kästchen schon angehakt sein, wenn man es abwählen kann?
Nein. Ein voreingestellter Haken ist keine aktive Handlung, sondern eine Vermutung. Dasselbe gilt für Sätze wie „Mit dem Absenden erklären Sie sich einverstanden". Ohne Haken muss das Formular trotzdem absendbar bleiben.
Kann ich einen Rabatt an die Newsletter-Anmeldung knüpfen?
Vorsicht. Freiwillig ist ein Ja nur, wenn ein Nein keinen echten Nachteil bringt. Eine Leistung ganz davon abhängig zu machen, ist heikel, kleine Vorteile werden unterschiedlich beurteilt. Diese Frage gehört vor dem Start zu einer juristischen Prüfung.
Gilt ein einmal gegebenes Ja für immer?
Ein festes Ablaufdatum gibt es nicht, aber Zustimmungen altern. Wer eine Adresse fünf Jahre nicht angeschrieben hat, trifft auf niemanden, der sich erinnert. Regelmäßiger Kontakt hält die Zustimmung lebendig, langes Schweigen macht eine neue Frage nötig.
Der Kunde hat mir das doch am Telefon gesagt?
Mündlich zustimmen darf man, aber es nützt Ihnen nur, wenn Sie es festhalten. Eine Zeile im Kundenkonto mit Datum, Zweck und dem Namen der Person am Apparat genügt. Ohne sie steht später Aussage gegen Aussage.
Verwandte Begriffe
Wie wir damit umgehen
Wir zählen zu Beginn jedes Projekts die Kästchen und versuchen, ihre Zahl zu senken. Jedes einzelne steht zwischen Ihnen und einer Anfrage, und jedes will später belegt und gepflegt werden. Deshalb setzen wir vor Kontaktformulare kein Häkchen mit der Aufschrift „Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen". Es wirkt gründlich, verlangt aber ein Ja, das es nicht braucht: Wer eine Anfrage schickt, will beantwortet werden. Ein klarer Hinweis mit Link daneben genügt.
Holen Sie Zustimmung dort ein, wo sie nötig ist?
Der Beitrag zum Cookie-Banner zeigt, wie eine Abfrage aussieht, die weder gängelt noch ins Leere läuft. Der Sichtbarkeits-Check betrachtet Technik und Inhalte Ihrer Seite. Über Zustimmungen sagt er nichts.