E-Mail-Postfach
Ein E-Mail-Postfach ist die Adresse, unter der Sie geschäftlich erreichbar sind, samt dem Speicherplatz, auf dem Ihre Nachrichten liegen. Geschäftlich gehört diese Adresse zu Ihrer eigenen Internetadresse, also info@ihr-betrieb.de und nicht zu einem Gratisanbieter. Der Unterschied ist derselbe wie zwischen Firmenbriefpapier und einem herausgerissenen Blatt.
Was das genau bedeutet
Ein Malerbetrieb schickt ein Angebot über viertausend Euro. Kommt es von angebot@maler-hansen.de, sieht es aus wie ein Schreiben aus einem Büro. Kommt es von hansen-maler-bremen78 bei einem Gratisanbieter, sieht dasselbe Angebot aus, als sei es abends am Küchentisch entstanden. Der Inhalt ist gleich. Der Eindruck entscheidet trotzdem mit, gerade bei Kundschaft, die den Betrieb noch nicht kennt.
Technisch ist das Postfach ein Fach mit begrenztem Platz auf einem Mailserver. Ist es voll, werden neue Nachrichten abgewiesen. Der Absender bekommt eine Fehlermeldung in englischer Sprache, Sie bekommen gar nichts. Das ist die stillste Art, Aufträge zu verlieren, und sie kommt häufiger vor, als man denkt, weil große Anhänge das Fach schnell füllen.
Der dritte Punkt ist die Aufteilung. Neben persönlichen Adressen gibt es solche, die eine Aufgabe bezeichnen: info@, buchhaltung@, bewerbung@. Diese gehören dem Betrieb, nicht einer Person. Sie können weitergegeben werden, wenn jemand geht, und sie funktionieren auch im Urlaub, weil mehrere Leute hineinsehen dürfen.
Warum das für Ihr Unternehmen zählt
Zuerst die Wirkung nach außen. Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung sind die Schriftstücke, bei denen Kundschaft genau hinsieht. Eine Absenderzeile mit Ihrem Firmennamen zahlt bei jedem einzelnen davon mit ein, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.
Dann die Zustellung. Bei einer Adresse auf Ihrem eigenen Namen lässt sich hinterlegen, welche Server in Ihrem Auftrag Post verschicken dürfen, und jede Nachricht kann eine digitale Unterschrift tragen. Empfänger prüfen das automatisch. Das hilft Ihnen doppelt: Ihre Post kommt zuverlässiger an, und es wird schwerer, in Ihrem Namen Rechnungen zu verschicken.
Und schließlich die Beständigkeit. Adressen bei Ihrer eigenen Internetadresse ziehen mit um, wenn Sie den Anbieter wechseln. Eine Gratisadresse dagegen bleibt beim Anbieter, samt allem, was Kundschaft, Lieferanten und Behörden über Jahre darüber erreicht haben.
So gehen Sie vor
- Legen Sie Adressen nach Aufgaben an, nicht nach Personen. Eine allgemeine Adresse für Anfragen, eine für Rechnungen, bei Bedarf eine für Bewerbungen. Persönliche Adressen kommen zusätzlich dazu. So bleibt der Posteingang eines Ausgeschiedenen kein Loch in Ihrer Ablage.
- Richten Sie die Geräte auf denselben Stand ein. Beim Abrufverfahren IMAP bleiben die Nachrichten auf dem Server, sodass Rechner, Handy und Tablet dasselbe zeigen. Das ältere POP3 holt die Post herunter und macht sie auf den anderen Geräten unsichtbar. Fragen Sie beim Einrichten ausdrücklich nach IMAP.
- Lassen Sie den Absender absichern. Zwei Einträge in Ihrer Domainverwaltung sorgen dafür, dass Empfänger Ihre Post als echt erkennen. Das ist ein technischer Handgriff für Ihre Betreuung, dauert eine halbe Stunde und wird bei kleinen Betrieben oft nie gemacht.
- Behalten Sie den Platz im Blick. Klären Sie, wie viel Speicher je Postfach vorgesehen ist und ob Sie eine Warnung bekommen, bevor es voll ist. Große Anhänge gehören in einen Ordner auf dem Rechner, nicht dauerhaft ins Fach.
- Steigen Sie in Ruhe um, falls Sie noch eine Gratisadresse nutzen. Neues Postfach anlegen, die alte Adresse für ein Jahr dorthin weiterleiten lassen und den Absender überall nachziehen: Signatur, Briefpapier, Rechnungsvorlage, Bank, Portale, Ihr Google-Profil und alle Verzeichnisse.
Typische Fehler
Was spricht gegen meine Adresse bei einem Gratisanbieter?
Sie funktioniert, sie gehört Ihnen nur nicht. Der Name lässt sich nicht mitnehmen, nicht an eine Nachfolgerin übergeben und nicht absichern. Dazu kommt der erste Eindruck bei jedem Angebot. Für ein paar Euro im Monat bekommen Sie stattdessen Ihren eigenen Namen in der Absenderzeile.
Kann ich meine Firmenpost einfach privat weiterleiten?
Für den Empfang geht das, für Antworten nicht. Sobald Sie zurückschreiben, steht wieder die private Adresse im Absender, und der Vorteil ist dahin. Weiterleitungen erschweren außerdem die Prüfung, ob eine Nachricht echt ist. Als Übergang für ein paar Wochen in Ordnung, als Dauerlösung nicht.
Was passiert mit der Adresse, wenn jemand den Betrieb verlässt?
Bei einer persönlichen Adresse lassen Sie die Post für einige Monate auf eine allgemeine Adresse laufen und schalten sie danach ab. Anfragen sollten von vornherein nicht an Einzelne gehen. Wichtig ist außerdem, dass Sie und nicht die Person das Passwort verwalten.
Warum landen meine Nachrichten manchmal im Spam?
Die häufigsten Gründe sind fehlende Absendernachweise, ein Versand über einen fremden Server und Rundschreiben an große Verteiler ohne Abmeldemöglichkeit. Wenn Kundschaft Sie darauf anspricht, lassen Sie zuerst die Einträge in Ihrer Domainverwaltung prüfen. Das ist der Punkt, der sich am schnellsten beheben lässt.
Verwandte Begriffe
Wie wir damit umgehen
Wir legen Postfächer nach Aufgaben an und übergeben Ihnen eine schlichte Liste: welche Adresse es gibt, wer sie liest, wo das Passwort liegt. Weiterleitungen benutzen wir nur für die Umstellungszeit, danach wird richtig eingerichtet, auf jedem Gerät. Die beiden Absendernachweise tragen wir immer ein und zeigen Ihnen an einer Testnachricht, wie ein Empfänger das sieht. Und wenn Sie eine Adresse seit Jahren im Umlauf haben, schalten wir sie nicht ab, sondern lassen sie mitlaufen, bis wirklich nichts mehr ankommt.
Steht Ihr Firmenname in der Absenderzeile?
Wie viele Postfächer und wie viel Speicher enthalten sind, entscheidet sich beim Serveranbieter. Der Beitrag zeigt, worauf Sie beim Vergleich achten. Der Sichtbarkeits-Check betrachtet Ihre Webseite, Ihr Postfach kann er nicht prüfen.